Bun venit în Hoteliera, sistemul modern de gestiune hotelieră!

Cuprins

• 1. Configurarea inițială
  • 1.1. Setări generale (General settings)
  • 1.2. Despre proprietate (About property)
  • 1.3. Locații (Locations)
  • 1.4. Tipuri de camere (Room types)
  • 1.5. Tipuri de mese (Meal plans)
  • 1.6. Sezoane (Seasons)
  • 1.7. Planuri tarifare (Rate plans)
• 2. Explorarea sistemului
• 3. Alte setări
  • Rezervări (Reservations)
  • Channel Manager / OTAs
  • Booking.com
  • Diverse (Misc)
    • Ocupanță extra: copii, al 3-lea adult etc.
    • Adăugarea altor utilizatori (Staff accounts)

1. Configurarea inițială

În pașii următori vei configura rapid sistemul pentru unitatea ta de cazare. Dacă ai nevoie de ajutor, sună-ne cu încredere la 072 627 4872.

Sunt 2 moduri de utiliza Hoteliera:

• PMS (Sistem de Management de Proprietate), ce include tot ce ai nevoie pentru gestiunea unității tale de cazare
• Extranet, o variantă focusată doar pe Channel Manager / OTAs și Direct Booking Engine, iar pentru restul folosești în continuare PMS-ul tău curent

Poți schimba oricând modul dorit din ecranul Setări generale (General settings).

1.1. Setări generale (General settings)

Mergi în ecranul Settings (în dreapta-sus) > Our unit > General settings și completează informațiile.

Valuta (Currency) este setată la RON. Dacă dorești ca “bucătăria internă” să funcționeze în EUR, dar facturile și prețurile trimise către canale precum Booking.com să fie în RON, atunci:

• dă click pe RON
• Add another currency > alege EUR
• Completează cursul de schimb (Exchange rate) cu valoarea dorită. Poți modifica cursul oricând.
• Internal currency > alege EUR

Acum toate prețurile interne vor fi în EUR. În ecranele Channel Manager / OTAs poți alege valuta dorită pentru fiecare OTA.

În secțiunea Copii (Children) poți alege pragurile de vârstă dorite pentru a diferenția prețurile și mesele incluse pentru copii. De exemplu, sunt necesare 3 praguri de vârstă (4, 10 și 15 ani) pentru reguli de genul:

• 2 adulți + 1 copil 0-3.99 ani: copilul beneficiază de cazare și masă gratuită
• 2 adulți + 2 copii 4-9.99 și 10-14.99 ani: primul copil beneficiază de gratuitate la cazare fără pat suplimentar și achită masa după cum urmează: […]. Al 2-lea copil achită 58 lei/zi pentru pat suplimentar și masa după cum urmează: […]

De asemenea, poți preciza dacă sunt disponibile pătuțuri pentru bebeluși, respectiv prețul lor. Dacă oferi pătuțuri gratuit, introdu 0 RON. Dacă nu sunt disponibile, lasă prețul gol.

Extranet: bifează opțiunea Extranet-only mode dacă dorești să folosești în continuare propriul PMS.

1.2. Despre proprietate (About property)

Aceste informații sunt afișate turiștilor în Direct Booking Engine. Completează cu pozele și descrierile dorite.

1.3. Locații (Locations)

Completează datele locației unității de cazare.

Dacă aceeași unitate oferă cazare în locații/adrese diferite, cu același branding și aceeași bază de date cu turiști/rezervări, adaugă fiecare locație. Dacă ai unități de cazare diferite în diverse locații, te rugăm să creezi un cont separat pentru fiecare.

1.4. Tipuri de camere (Room types)

Adaugă tipurile de camere disponibile. De exemplu, Dublă, Dublă Twin, Triplă, Apartament.

Doar pentru modul de utilizare PMS:

Pentru fiecare tip de cameră, adaugă numerele camerelor individuale.

Poți adăuga toate camerele de același tip într-un singur pas, introducând numerele fiecăreia separate cu virgulă. De exemplu: “1, 2, 5-8” pentru camere Dublă, “3, 4, 9” pentru camere Triplă.

1.5. Tipuri de mese (Meal plans)

Alege tipurile de cazare cu masă inclusă disponibile:

• RO: Room Only - doar camera, fără masă
• BB: Bed and Breakfast - mic dejun
• HB: Half Board - demipensiune
• FB: Full Board - pensiune completa
• AI: All Inclusive
• UAI: Ultra All Inclusive

Dacă mesele incluse sunt disponibile (și) ca “fișa cont”, bifează “Restaurant credit”.

Pentru camere mari, cum ar fi triplă, alege pentru câte persoane este inclusă masa în tariful standard.

1.6. Sezoane (Seasons)

Definește oricâte sezoane dorești. Fiecare sezon are rate (prețuri) standard pentru fiecare combinație de tip de cameră și tip de masă.

Dacă ai perioade când unitatea ta nu este disponibilă pentru cazare, exclude acele perioade când definești sezoanele. Sezoanele nu se pot suprapune ca perioade, dar pot exista goluri, atunci când unitatea este închisă.

Pentru a putea permite efectuarea de rezervări în avans, recomandăm să definești sezoane si prețuri ce acoperă cu cel puțin următoarele 6 luni.

1.7. Planuri tarifare (Rate plans)

Ultimul pas strict necesar pentru funcționarea sistemului este definirea Planurilor tarifare (prețurilor). Acestea sunt setate pentru fiecare combinație de

• sezon
• tip cameră
• tip masă

Dacă într-un anumit sezon nu oferi un anumit tip de masă pentru anumite camere, lasă câmpul respectiv gol. De exemplu, în perioade de vârf poate dorești ca orice rezervare să fie cu demipensiune sau pensiune completă, doar micul dejun nefiind posibil în sezonul respectiv.

Recomandăm să adaugi un singur plan tarifar manual. Dacă ai nevoie de mai multe planuri tarifare (de exemplu, Rambursabil sau Nerambursabil), este mai simplu să folosești planuri tarifare derivate, bazate pe unul din planurile existente, cu o mărire sau reducere procentuală. Astfel nu mai este nevoie să introduci toate prețurile din nou.

Dacă oferi prețuri reduse pentru șederi de lungime mai mare, recomandăm să adaugi Reguli de preț (Price rules) cu reduceri pentru diverse șederi (Length of stay). Este posibilă și adăugarea de planuri tarifare separate pentru fiecare tip de ședere, dacă preferi astfel.

2. Explorarea sistemului

Felicitări! De acum, sistemul poate fi deja folosit.

(restul ghidului este în lucru)

3. Alte setări

Rezervări (Reservations)

Channel Manager / OTAs

Booking.com

Te rugăm să completezi și următorul câmp: Property > General info > Property Management Information Which property management system (PMS) are you using?
Hoteliera

[x] I do not currently use a channel manager or central reservation system

Diverse (Misc)

Ocupanță extra: copii, al 3-lea adult etc.

Alege cum se plătește pentru ocupanța ce depasește capacitatea standard a unei camere, din pagina Settings > Misc > Extra occupancy

Adăugarea altor utilizatori (Staff accounts)

Poți împărți sarcinile de gestionare a activității tale cu mai mulți utilizatori, fiecare având propriul cont și permisiuni. De exemplu, persoanele care se ocupă doar de curățenie (Housekeeping) se pot loga cu propria adresa de email și parolă, având acces doar la funcționalitatea de Housekeeping.

Pentru a adăuga utilizatori noi, mergi la Settings > Misc > Staff accounts. Persoana nou adăugată va primi un email cu un link special, pe care trebuie să apese. Apoi își va introduce o parolă nouă și va accesa sistemul, conform permisiunilor ce i-au fost alocate.